所謂集合三人以上相與議事，并遵循一定的議程，所舉行的一種集會(huì)，便是會(huì)議。會(huì)議是我們?nèi)粘９ぷ髦斜容^有效的上情下達(dá)、下情上傳的方式之一，但是如何真正實(shí)現(xiàn)會(huì)議的高效，遠(yuǎn)離低效、無(wú)用、拖拉的會(huì)議，在此僅就一般常態(tài)性工作會(huì)議談幾點(diǎn)心得與分享，且作拋磚引玉。
會(huì)議主題的唯一性
一般性的工作會(huì)議，只有一個(gè)主題，效果為最好。因?yàn)榭梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問(wèn)題。綜合性會(huì)議，最多也不宜超過(guò)三個(gè)議題。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本自然隨之越高。在會(huì)議討論的過(guò)程中，對(duì)會(huì)議主持人也提出了高的要求，包括對(duì)會(huì)議基調(diào)的把握，駕馭會(huì)議不偏離主題等。
參會(huì)人員的相關(guān)性
參加會(huì)議的人員，一應(yīng)堅(jiān)持“少而精”的原則。與會(huì)議議題直接關(guān)聯(lián)的部門，應(yīng)由具體經(jīng)辦人或熟悉業(yè)務(wù)的人員參加。二應(yīng)堅(jiān)持“有效性”的原則。具體的議題，盡可能讓主責(zé)人員直接匯報(bào)，不必讓更高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)代為講述，避免對(duì)內(nèi)容的闡釋“浮于表象”。三應(yīng)堅(jiān)持“決策權(quán)”的原則。參加會(huì)議的人員，一定要有相應(yīng)的決定權(quán)，主管領(lǐng)導(dǎo)有事派員參加，也要賦予相應(yīng)的權(quán)利。否則僅僅帶著耳朵來(lái)，是人員成本的最大浪費(fèi)。
事先應(yīng)通報(bào)關(guān)聯(lián)方
要想會(huì)議高效，事先告知很重要。一般盡量不要到會(huì)場(chǎng)才知什么議題，沒(méi)經(jīng)過(guò)一定的思考，對(duì)會(huì)議本身議題的發(fā)言易陷于流水式套話，或泛泛而談，缺乏深度或條理性，特別是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，倉(cāng)促之下可能導(dǎo)致決策有所偏頗或失誤。只有充分作好準(zhǔn)備，開會(huì)各抒己見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)者積極吸納相關(guān)建言，迅速做出決策，方可真正提高會(huì)議效率。如此，對(duì)會(huì)議的組織者就提出了更高的要求，如通知中關(guān)于會(huì)議議題和發(fā)言次序的明確、資料的準(zhǔn)備、會(huì)前的溝通等，都應(yīng)盡量詳實(shí)。
時(shí)間務(wù)必緊湊
我們應(yīng)盡量倡導(dǎo)要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，反對(duì)拖沓的會(huì)議會(huì)風(fēng)。一般會(huì)議時(shí)間不應(yīng)超過(guò)一個(gè)小時(shí)。人是有生物鐘的，開會(huì)時(shí)間長(zhǎng)了，大腦反應(yīng)遲鈍了，有些會(huì)議內(nèi)容僅僅是聽聽過(guò)，并沒(méi)有在真正進(jìn)入腦海。另一方面，一般盡量不要具有決策權(quán)的人主持會(huì)議，且領(lǐng)導(dǎo)不宜先講話。避免有的人“話里聽音”拍馬屁，失去民主按領(lǐng)導(dǎo)“意思”辦。同時(shí)，盡可能會(huì)上形成決議，忌事后補(bǔ)辦。
形成落實(shí)檢查制度
要逐步形成完整、規(guī)范的會(huì)議記錄。會(huì)議召開后，應(yīng)在兩日內(nèi)，下發(fā)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要要做到完成目標(biāo)的時(shí)間、要求、方法、執(zhí)行部門四落實(shí)。會(huì)議決策情況的跟蹤檢查，非常重要。首先是檢查要及時(shí)。在會(huì)后的幾天里，要檢查有關(guān)部門對(duì)會(huì)議決議的實(shí)行落實(shí)計(jì)劃。其次是定期查落實(shí)。對(duì)會(huì)議的貫徹，制定及各節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要進(jìn)行檢查。三是決策完成期限要進(jìn)行及時(shí)的總結(jié)，好的及時(shí)肯定，錯(cuò)的及時(shí)指正，才能保證會(huì)議的有效性。
當(dāng)然，企業(yè)中要真正形成精干、高效的會(huì)風(fēng)，絕對(duì)是一件說(shuō)易行難的事情，須得上下通力，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的倡導(dǎo)與垂范，還應(yīng)扎實(shí)的做足會(huì)前功夫。
